生産的な会議の達成に向けて
全てがリモートワークで完結するとは思いません。特に飲食、宿泊、小売、イベント業界など、外出されるお客様を対象とされる関係者の方々にとっては本当に厳しい状況だとは思います。私も仕事で、こう言った業界の方々の支援もしていますので、現状の厳しさは目の当たりにしてますし、決して生優しいこととは思いません。
しかしながら、重要なのは、自分たちでコントロールできない現状に対しての火事場の緊急対応だけでエネルギーとキャッシュを使い果たさずに、いつかこの状況から抜け出したときに何をすべきか、何が出来るかを並行して考えて、いつでもボタンを押してアクセルを踏める準備を整えていくしかないのかなと思います。
一方で、どの業態や業務にも会社や学校などのリアルな場に行かなくても出来ることは沢山あります。こんな状況だからこそ、本来意識していなかった、重要なことを見極めて無駄を省いて生産性を高め、ワークライフバランスを高めるべきだと思います。日本の生産性の低さが問題視され、世界に取り残されながら、もう何十年と経ちますが、習慣的に漫然と行っていた会議や定例報告会や営業訪問も、ここまで来ると否応なく本当に重要な事に集中せざるを得ない。少ないながらも自分のリモートワークでの経験を振り返ると、以下のようなことが大切なのではと思います。
複数人数が必要な会議の場で、何を達成するのかを事前に考え抜いて、集まる前に、目的と期待されるアウトカムとアジェンダを定義すること。これは、会議の主催者、リーダー、管理職の責任。これがない会議体はキャンセルすれば良い。
それを準備し事前に発信した上で、各自が、その目的とアウトカムの貢献する思考と意見を明確に持つこと。それが出来ない個人は置いていく覚悟を持つ。環境が変わった時は意思あるリーダーと一部メンバーが引っ張るしかない。全員の意思統一をする時間はない。
だらだらと会議の場で読めばいいといい加減に準備されてきた無意味に多い資料や数字は、その資料を準備する担当が、事前に考え抜いて重要な部分だけ共有すること。読むべき内容があれば、事前に共有して全員が読んだ上で会議に参加すること。
オンライン会議はZOOMあたりのツールを使えば、誰でも簡単に出来る。無料のツールはいくらでもある。それが使えないからとか使い慣れないから出来ないという甘えを排除する意思を主催者、リーダーがもち、参加者に求めること。そこに共感するメンバーで乗り切る覚悟を持つ。
主催者、リーダーは、会議の目的とアウトカム達成に集中して、会議時間内に全てを決める責任を参加者全員に求めて、議論を進め、必ず議事録を残すこと。これも、議事録をかく担当を決めることで出来る。
学校での授業も同様にオンラインで出来ないことは少ない。リアルな場がなければ成り立たないという思い込みをもたずに、やってみれば８割９割、オフラインの場と同じ学びはある。
いや、そんなこと言ってもリアルな場でなければ無理だと思えば、そこまでであり、置いていかれるだけ。あれもこれも求められない中で、まず、やってみるという強い意思をリーダーが体現するすること。これらが実践できれば、通勤通学に使っていた時間を、自己研鑽や家族との時間に使えば良い、そして環境がよくなった際には、これまで以上の生産性が発揮できる力が個人にも組織にもつくと信じます。